SES.Hospedajes è una piattaforma online creata per consentire l’invio delle informazioni richieste dal Real Decreto 933/2021 del 26 ottobre e per poter adempiere agli obblighi del nuovo decreto.
Mercoledì scorso il Ministero dell’Interno ha ribadito l’entrata in vigore del nuovo sistema di registrazione dei viaggiatori a partire da lunedì 2 dicembre, respingendo così la possibilità di applicare nuove moratorie che includano le richieste delle strutture ricettive e di noleggio di veicoli a motore, i principali gruppi interessati da questa misura.
Nel gennaio 2023 è entrato in vigore il nuovo Real Decreto 933/2021, che stabilisce gli obblighi di registrazione documentale e di informazione delle persone fisiche o giuridiche che svolgono attività ricettive in tutto il territorio spagnolo.
La principale novità contenuta in questo nuovo decreto è la costruzione di una piattaforma realizzata dal Ministero dell’Interno, denominata SES.HOSPEDAJES, attraverso la quale il personale alberghiero può presentare alle autorità i dati degli ospiti .
L’obiettivo di questa transizione è sostituire il metodo convenzionale di presentazione dei rapporti di ingresso e digitalizzare l’intero processo per facilitare l’archiviazione, ridurre lo spreco di carta e accelerare l’arrivo della documentazione.
Inoltre, è costruita per monitorare tutti i movimenti dei viaggiatori e fornire un back-up sicuro per ogni parte coinvolta.
Significa che la responsabilità della registrazione degli ospiti passerà al Ministero dell’Interno e non alla Guardia Civil o alla Polizia.
Pertanto, dovrete iniziare a registrare i vostri ospiti su questa piattaforma a partire dal 2 dicembre 2024.
Sarà ancora possibile registrare gli ospiti presso la Guardia Civil o la Polizia? E le altre piattaforme?
Come abbiamo detto nella sezione precedente, è importante effettuare la transizione della registrazione alla piattaforma SES.Hospedajes, poiché quest’ultima sostituirà la registrazione effettuata finora nell’applicazione di accoglienza della Guardia Civil o nell’applicazione Webpol o e-Hotel della Polizia Nazionale.
La funzione principale di questo nuovo registro dei viaggiatori sarà quella di servire come strumento di polizia nella “prevenzione e lotta contro il terrorismo e la criminalità organizzata, i due fenomeni che mettono maggiormente a rischio la sicurezza dei cittadini”.
In vista dell’imminente attivazione del nuovo sistema, la Confederazione spagnola degli alberghi e delle strutture ricettive turistiche (Cehat) ha annunciato l’intenzione di intraprendere un’azione legale contro il Ministero degli Interni e l’esecutivo nazionale a causa della “mancanza di risposte e dell’impatto negativo ” che questa normativa avrebbe sul settore alberghiero e sui viaggiatori stessi.
In base al Regio Decreto 933/2021, che stabilisce gli obblighi di registrazione documentale di tutti coloro che svolgono attività ricettive e di noleggio di veicoli a motore, dovranno registrare i dati dei viaggiatori in Ses.hospedajes, la piattaforma web creata a questo scopo dal Ministero dell’Interno.
Il nuovo registro distingue due categorie di dati che le aziende dei settori interessati devono fornire.
Da un lato, le informazioni sulle persone fisiche clienti di queste aziende in relazione a nome e cognome, sesso, tipo di documento d’identità, numero e supporto, nazionalità, data di nascita, luogo di residenza abituale e indirizzo completo, telefono fisso e cellulare, e-mail e numero di viaggiatori che accompagnano il cliente e relazione tra i viaggiatori nel caso in cui qualcuno di loro sia minorenne. Questi ultimi due requisiti sono le principali novità di questa categoria.
Anche se l’obbligo di seguire questo nuovo sistema di registrazione non è entrato in vigore fino a lunedì 2 dicembre, l’Interno riferisce che finora sono stati registrati 61.540 esercizi alberghieri, 1.094 agenzie di viaggio, 222 piattaforme digitali e 1.720 società di noleggio di veicoli a motore, il che si traduce in 4,77 milioni di dati di utenti di queste aziende, di cui 18.584 persone che erano nei database nazionali o nel sistema Schengen, hanno una requisizione nazionale o internazionale.
D’altra parte, i dati della transazione commerciale tra le aziende e i loro clienti saranno raccolti in base ai dati del contratto, con il numero di riferimento, la data e le firme; i dati dell’esecuzione del contratto con le date e gli orari di entrata e uscita, le informazioni dell’immobile con l’indirizzo completo, il numero di stanze e se dispone di connessione internet e i dati del pagamento, sia la sua modalità (contanti, carta di credito, piattaforma di pagamento, bonifico), l’identificazione del mezzo di pagamento, il tipo di carta e il numero, l’IBAN del conto bancario, il titolare e la data di scadenza della carta.
Secondo gli Interni, questo sistema è una modernizzazione del meccanismo finora in vigore, basato sui registri che dovevano essere tenuti dagli esercizi alberghieri, meccanismo che ora viene semplificato e snellito grazie alle possibilità offerte dai moderni sistemi di comunicazione elettronica.
La Confederazione spagnola delle agenzie di viaggio (CEAV) definisce “inaccettabile” l’applicazione del Real Decreto 933/2021 sul registro documentale delle prenotazioni, negando il “contatto continuo” con il settore che il Ministero degli Interni e il Segretario di Stato per il Turismo affermano di aver avuto.
In un comunicato, il CEAV critica il fatto che “il settore debba informarsi da altre fonti sugli approcci del Ministero nonostante i continui tentativi di contatto infruttuosi da parte della confederazione”.
L’associazione datoriale conferma che continuerà a portare avanti i propri approcci legali, sia per quanto riguarda l’esclusione delle agenzie di viaggio, sia per quanto riguarda l’industria MICE e il settore corporate.
Nel primo caso, l’esclusione delle agenzie di viaggio è considerata giuridicamente difendibile, in quanto la Legge Organica da cui deriva la RD non le includeva.
La confederazione ritiene che la mancata esenzione delle agenzie di viaggio possa andare contro l’effetto desiderato, che è quello di migliorare la sicurezza, poiché si verificano continuamente situazioni di trasferimento di informazioni “duplicate o triplicate”, che “possono portare alla saturazione delle forze e degli organi di sicurezza dello Stato”.
Ancora una volta, la CEAV insiste su una nuova moratoria, fino a quando non verrà elaborato un decreto ministeriale che “includa le richieste del settore e riduca i dati da fornire”, e che menzioni espressamente l’esclusione di attività come corporate e MICE, gruppi e, soprattutto, con agenzie di viaggio e tour operator stranieri.
Bina Bianchini
